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Como reduzir custos e despesas e aumentar os lucros?

Introdução

Você é daqueles empreendedores que acredita que para reduzir custos basta cortar gastos que ao seu ver são desnecessários para empresa?

Se a resposta for sim, muito cuidado! Para que a redução de custo e despesas leve ao aumento dos lucros é necessário que seja feito um planejamento muito criterioso e bem pensado, caso contrário o máximo que você conseguirá é prejudicar o funcionamento da sua empresa.

Reduzir custos e despesas vai muito além de simplesmente cortar gastos de forma desordenada e aleatória. É essencial que se entenda a origem dos custos e de que forma estão relacionados ao funcionamento e lucros da empresa.

Para que o seu objetivo seja conquistado com foco no aumento dos lucros, separei 3 dicas que podem parecer óbvias – mas muito eficientes – para que você consiga reduzir custos de maneira inteligente e faça os números do seu negócio dispararem.


3 iniciativas indispensáveis para empresas que desejam reduzir custos e despesas

Para começarmos a falar desse assunto, é importante que você primeiro entenda a diferença básica entre custos e despesas, quem muitas vezes são vistos como sinônimos, mas não são!

Simplificando o entendimento, os custos são todos os gastos inerentes à aquisição ou produção de mercadorias ou gastos gerais relacionados à fabricação. Bons exemplos de custos são as matérias-primas, mão-de-obra, energia elétrica e etc.

Enquanto as despesas dizem respeito à administração da empresa, ou seja cada setor que compõe o seu negócio, como por exemplo o financeiro e a área comercial. Todos os gastos que a empresa precisa ter para se manter funcionando, mas que não influenciam de forma direta na produção, são tratados como despesa.

Agora que ficou clara a diferença entre custo e despesa, é importante que você faça uma análise completa das finanças da empresa, de modo que consiga identificar quais despesas estão comprometendo o orçamento e impedindo que seus lucros aumentem.

Tenha sempre em mente que entender a natureza do gasto, de que forma ele é feito e por que é mais que necessário, é obrigatório para que você faça cortes nos lugares certo, sem que prejudique a empresa.

Uma redução de custos feita de maneira correta, o que pode até mesmo significar um investimento – sem necessariamente cortar algo – só traz benefícios, gerando economia para a empresa, que se torna mais eficiente e consegue aumentar a margem de lucro.

Se você também que ver efetivamente esses resultados da redução de custos na sua empresa, entenda o que são cada uma das 3 iniciativas abaixo e coloque-as em prática no seu negócio.


1 – Implemente um software de gestão

A administração eficiente de uma empresa passa pela capacidade da mesma em fazer a integração de todos os seus setores, de modo a trabalharem em sincronia e evitando erros que podem comprometer a produtividade e, consequentemente, gerar um aumento nos custos.

Pensando nisso, a melhor forma de se prevenir e evitar esse cenário catastrófico é implementando um software de gestão, como o da Aliar Sistemas.

A ferramenta além de facilitar a administração, possibilita a automatização de processos fornece dados reais e seguros e está diretamente relacionada à redução de custos.

Outros benefícios que um software de gestão oferece à empresa são:


Redução de custos ou falhas

Especialmente para empresas que trabalham com alto volume de movimentação de estoque, e precisam evitar qualquer mínima falha que se torna prejuízos gigantescos e atrasos significativos no cronograma, um software de gestão irá oferecer um sistema seguro e eficiente de contabilidade.

Uma vez que em caso de inconsistência de dados, o programa irá alertá-lo ou não permitirá que dados incoerentes sejam registrados, prevenindo assim sua empresa de grandes prejuízos e otimizando o desempenho.


Processos mais ágeis

Outra característica dos softwares de gestão é a possibilidade de ser integrado a outros programas usados na sua empresa ou pelos fornecedores e parceiros. A integração permite que todo o processo de troca de dados seja feito de forma prática, seguro e em pouquíssimo tempo.

E como isso ajuda na redução de custos? Fica mais fácil e possível definir um ritmo entre as transações comerciais, estimando datas de entrega de produtos e materiais e antecipando venda, eliminado as entregas ou produções de última hora que costumam gerar altos custos.


Sustentabilidade

Uma vez que todas as áreas da empresa estão integradas aos software de gestão, haverá menos gastos com materiais de escritório. Isso porque a tendência é que todas as atividades sejam realizadas por meio do programa já que este tem a capacidade de armazenar e processar os dados através da internet.
Assim, além de garantir a segurança dos dados, o sistema de gestão é uma iniciativa mais econômica e sustentável.


Controle de estoque mais eficiente

Com o software de gestão é possível realizar o acompanhamento atualizado do seu estoque e garantir uma gestão eficiente do mesmo. A ferramenta possibilita que você monitore em tempo real a quantidade exata de produtos no estoque, oferece relatórios detalhados para análise que permite a empresa desenvolver e estabelecer um padrão de produção que corresponda à realidade apresentada pelos dados.


Custo com mão de obra melhor aplicado

Os custos com mão de obra sem dúvida estão na lista dos mais elevados de uma empresa, sejam eles relacionados à contratação ou treinamento e capacitação de funcionários. Para combater essa objeção, na hora de optar por um software de gestão escolha aquele que apresente uma interface simples e didática, pois facilitará o trabalho da equipe que poderá manuseá-lo de forma eficiente e menos passível de erros, o que levará a uma redução importante no tempo em que o funcionário gastará para atualizar e informar dados.


2 – Use a tecnologia a seu favor

Aperfeiçoar a execução de tarefas, aumentar a produtividade e reduzir custos são objetivos de grande parte das empresas, mas que só são efetivamente alcançados quando há uma boa gestão do negócio.
Necessariamente a boa gestão – e consequentemente a redução de custos – passa pelo uso de softwares que surgem para atender às mais diferentes e novas necessidades dos mercado.

Com a rápida evolução da tecnologia em prol da facilitação da gestão de empresas, hoje já é possível encontrar sistemas que oferecem inúmeras análises e resultados valiosos, assim como diversas possibilidades para a empresa como, por exemplo, o monitoramento avançado do desempenho de um funcionário, para que você consiga entender quais são suas principais habilidade, experiências e deficiências.

Outra possibilidade oferecida por essas ferramentas altamente tecnológicas é a otimização de tarefas – meta tão almejada por empresas – que além de melhorar a produtividade e reduzir custos torna a equipe mais motivada e engajada, uma vez que pode gastar mais tempo com tarefas importantes que muitas vezes eram deixadas de lado, devido ao longo tempo gasto para executar tarefas essencialmente burocráticas e operacionais.


3 – Separe finanças pessoais das empresariais

Se a sua empresa se manteve até aqui sem fazer isso, provavelmente este é um feito que beira o milagre.

Regra básica para qualquer empreendedor: mantenha totalmente distanciadas as despesas pessoas e empresariais. Só assim é possível manter o controle das finanças e entender os setores do seu negócio que têm demandando mais ou menos investimentos.

Insistir em manter apenas uma conta bancária para atender às duas necessidades é o mesmo que atirar no escuro e nunca conseguir compreender quais são as reais despesas e receitas em cada uma delas.

Na maior parte dos casos em que essa divisão não acontece, a principal dúvida costuma ser como fazer essa separação das finanças pessoais das empresariais se se a pessoa mesma é a dona do negócio.

Nessas situações, é natural que seja mais difícil conceber a ideia de salário ou de separar do montante que entra e sai, o dinheiro suado que você levou anos para juntar na sua conta pessoal. Afinal todo o dinheiro envolvido é seu, não é mesmo?! Que equívoco!

Este é um erro enorme cometido principalmente por empreendedores iniciantes, mas que deve ser identificado e corrigido o quanto antes.

Tão errado quanto não fazer a diferenciação, é não estipular um salário fixo para você, uma retirada fixa mensal prevista no planejamento financeiro. Mesmo que sua situação financeira enquanto indivíduo não o faça sentir essa necessidade, determine o valor e faça essa retirada, pois isso será o pontapé inicial para estabelecer ordem no controle financeiro tanto da empresa quanto pessoal.


Conclusão

A redução de custos, assim como muitos outros objetivos traçados por empresas, passa necessariamente por um planejamento e entendimento das finanças da empresas. Mais que isso, vimos que reduzir custos nem sempre quer dizer cortar gastos, mas sim investir em soluções que podem otimizar tempo, trabalho, processos e outras necessidades.

Por isso estou certo de que agora você já está mais preparado para alcançar seu objetivo de aumentar os lucros por meio da redução de custo, fazendo escolhas conscientes e embasadas em dados reais do seu negócio.

Lembre-se sempre que é interessante traçar metas de redução de custos e despesas que envolva todos os colaboradores. São eles os seus maiores aliados e principais responsáveis por fomentar uma cultura de eliminação de gastos que combinada à contínua qualidade dos produtos e serviços resultará no sucesso do seu negócio.



Aliar, o sistema de gestão perfeito para a sua empresa. 

Aliar Sistemas