Fluxo de caixa

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um tipo de ferramenta usada para o controle da movimentação financeira da empresa em um determinado período de tempo. Para isso, devem-se considerar todas as entradas e saídas de dinheiro a partir de registros detalhados, possibilitando assim instrumentos de verificação e análise para sua empresa.

Para que o fluxo de caixa seja eficiente e possibilite informações reais sobre a saúde financeira do seu negócio, é indispensável que todas as receitas e despesas sejam identificadas e registradas, por menores que sejam.

Somente desta forma, será possível ter uma visão precisa sobre o cenário financeiro do negócio, o que possibilitará tomadas de decisões mais assertivas e desenvolvimento de estratégias que acompanhem o momento da empresa.

Muitas empresas iniciam seus fluxos de caixa em planilhas simples, no entanto, de acordo com o crescimento do negócio, esse controle tende a ficar mais complexo, o que exigirá ferramentas mais completas que ofereçam soluções de integração entre setores, automatização de lançamentos, dentre outros.

Para isso, existem no mercado sistemas de gestão online, soluções completas como a Aliar Sistemas desenvolvidas para atender as necessidades específicas de cada tipo de negócio.

 

Para que serve e por que é importante?

Não há como qualquer tipo de empresa prosperar sem que mantenha um controle efetivo das suas finanças, e este é sem dúvidas o principal papel do fluxo de caixa – mas não se resume apenas a isso.

É por meio de todo o histórico de registros de movimentações possibilitado pelo fluxo de caixa que o gestor terá dados para analisar e avaliar o real momento financeiro da empresa e desenvolver estratégias de crescimento. Assim como medidas preventivas com o intuito de evitar, por exemplo, um caixa negativo.

Além disso, o fluxo de caixa oferecerá ao empreendedor dados valiosos que permitirão reflexões do tipo:

  • Previsões financeiras – quanto de dinheiro a empresa terá em caixa no período de curto, médio e longo prazo?
  • Entendimento dos prazos de pagamentos
  • É possível oferecer mais prazo de pagamento para os clientes?
  • Será necessário renegociar os prazos de pagamento com os fornecedores?
  • Qual o saldo atual da empresa? Existe dinheiro disponível?

Por meio destas reflexões e de outras informações oferecidas pelo fluxo de caixa, o empreendedor consegue identificar gargalos financeiros e compreender onde será necessário maior investimento e onde está sendo gasto mais que o necessário.

Mas não é apenas para o setor financeiro da empresa que o fluxo de caixa é uma ferramenta valiosa. Este instrumento, quando utilizado de forma certa e constante pode trazer benefícios para diversos âmbitos do seu negócio, conforme exemplos listados abaixo:

  • Suporte na tomada de decisões e aumento da eficiência – por meio dos dados fornecidos pelo fluxo de caixa o gestor se sentirá mais seguro de tomar decisões que serão mais assertivas;
  • Melhor direcionamento das ações de marketing e vendas – por meio do fluxo de caixa é possível projetar investimentos e rendimentos futuros, encontrando despesas que podem ser reduzidas ou que são desnecessárias, sem que a operação seja prejudicada. Esta economia gerada possibilitará o redirecionamento do dinheiro para outras áreas da empresa mais necessitadas.

 

O que é preciso para fazer um fluxo de caixa eficiente?

O fluxo de caixa pode ser realizado de diferentes maneiras. Como já dito no início do texto, investir em um software de gestão é a melhor das opções, no entanto aqui vou trabalhar com a hipótese de que talvez este investimento ainda seja inviável para seu negócio e então mostrarei como fazer o fluxo de caixa usando planilhas.

Para usar planilhas, você pode fazer a sua do zero ou buscar na internet modelos prontos gratuitos que podem ajudar bastante. O importante aqui é saber que, caso decida desenvolver a sua própria planilha, é fundamental se certificar de que não está deixando nenhum elemento essencial de fora.

Dito isso, é necessário que alguns passos sejam seguidos, com uma periodicidade definida, para que você obtenha sucesso com o seu fluxo de caixa. Confira abaixo quais são os 6 passos indispensáveis para um fluxo de caixa eficiente:

1- Determine como analisará os ganhos e despesas

É necessário que haja uma diferenciação do que são receitas e despesas em sua planilha de fluxo de caixa. Para que essa diferenciação seja facilmente identificada, uma boa sugestão é usar cores que indiquem se está positivo ou negativo.

Provavelmente, se você utilizar um software de gestão para realizar seu fluxo de caixa a ferramenta disponibilizará recursos que facilitem essa identificação.

2- Defina categorias

Este é um passo muito importante para que o seu fluxo de caixa funcione. Gaste tempo definindo as categorias de cada movimentação, pois elas serão a base dos relatórios criados posteriormente.

Uma boa dica é categorizar as receitas de acordo com suas atividades e os recebimentos seguindo a dinâmica do seu negócio, que varia muito de acordo com o segmento da empresa.

3- Separe despesas fixas e esporádicas

Gastos mensais como internet, aluguel, taxas e outros podem ser registrados no seu fluxo de caixa como conta a pagar nos próximos meses. Desta forma, você terá o saldo real sobre o caixa e definirá estratégias em relação a essa média fixa de gastos pré-determinada, assim como terá ciência das despesas fixas dos próximos meses.

Normalmente, os salários de funcionários também são classificados como despesas fixas, no entanto a definição do que é despesa fixa e variável irá alternar de acordo com cada tipo de empresa.

4- Elabore periodicamente as movimentações financeiras

Uma boa forma de se organizar e não ficar perdido diante de tantos números e operações financeiras é separando as movimentações de acordo com suas categorias e origens. Lembre-se de que todas, absolutamente todas, as movimentações que forem feitas na sua empresa devem ser lançadas na sua planilha de fluxo de caixa.

Para organizar as informações, o indicado é usar colunas diferentes para as entradas e saídas e por categorias também, assim como deverá existir a separação por mês. Desta forma, a sua planilha de fluxo de caixa ficará mais organizada e você terá mais facilidade para analisar as informações contidas nela.

5- Faça o lançamento das contas a receber na planilha

Assim como saber as suas despesas é importante, ter conhecimento do que você tem a receber também é fundamental. Em alguns modelos de negócio, a empresa nem sempre têm o recebimento no ato da entrega do produto ou do serviço, assim ter controle sobre isso é essencial para que não leve prejuízo. Por isso, seu fluxo de caixa deve conter as contas a receber.

O recomendado é que você já vá lançando as contas a receber de acordo com sua categoria correta, para que evite retrabalho posteriormente uma vez que você só precisará marcar o lançamento como pago.

6- Mantenha sua planilha sempre atualizada

Certamente um dos maiores desafios do fluxo de caixa é a disciplina de atualizá-lo diariamente. O melhor aqui é que torne essa tarefa um hábito, por isso reserve um tempo do seu dia para inserir as informações na sua planilha de fluxo de caixa.

O indicado é que essa atualização seja feita diariamente, no entanto caso o seu negócio tenha menos movimentações, poderá realizar a atualização semanalmente ou na periodicidade mais adequada, desde que não se esqueça dessa obrigação.

Conclusão

No artigo de hoje, buscamos apresentar para você argumentos que mostrem como uma boa gestão financeira é essencial para a longevidade de uma empresa. Para que essa gestão seja eficiente, o fluxo de caixa se faz necessário.

Não se engane, se você quer fazer seu negócio prosperar, não pode ignorar a necessidade de fazer um fluxo de caixa bem elaborado, e mais do que fazer, mantê-lo atualizado diariamente. São muitas as razões pelas quais você deve se dedicar a essa tarefa, mas talvez a mais importante delas seja para parar de perder dinheiro à toa.

Aliar Sistemas