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NFe é coisa séria! – Entenda e veja as dicas que separamos para você

Apesar da enorme importância da Nota Fiscal no ambiente empresarial, afinal, sem ela é praticamente impossível realizar transações comerciais (compra, venda, troca, etc.) que são a vida do negócio, percebemos que ela ainda não recebe toda a atenção que merece nas empresas.

Há cerca de cinco anos atrás, um artigo descreveu uma pesquisa realizada com quase dois mil empresários.

Deste número de pessoas, menos de cinco por cento demonstrava satisfação com seu processo de emissão de notas fiscais.

Agora avalie essa informação sob outra perspectiva e perceba como esse número é assustador: Mais de 95% dos empresários brasileiros, que participaram da pesquisa, alegavam possuir algum problema para emitir notas fiscais.

Trata-se um problema grave para a saúde de uma empresa. Como já sabemos, cerca de 60% dos negócios morrem antes de completarem 02 anos de vida.

E a emissão de notas fiscais pode ser um fator relevante, pois caso não estejam sendo realizadas de maneira correta, há diversos riscos envolvidos.

Não dar o tratamento adequado à emissão da nota fiscal pode gerar de pequenos a grandes transtornos que vão de erros contábeis, multa por não cumprimentos de obrigações legais com o fisco à não obtenção de financiamento bancário (acesso a linhas de crédito) para investimentos importantes no negócio.

O cenário acima, em que a pesquisa apresenta esse desconforto em relação à emissão de notas fiscais, ocorreu no ano de 2013.

Porém, você não considera surpreendente perceber que até hoje, estamos chegando ao fim de 2018 e mesmo diante de tantas mudanças e evoluções já experimentadas, inclusive tecnológicas, pouca coisa tenha se alterado no universo de emissão de notas fiscais?

Poderíamos estar falando de algo que ainda acontece atualmente nas empresas brasileiras.

Ser multado é um dos grandes pesadelos de quem é empreendedor.

Sendo o governo um sócio que exige muito e ajuda pouco na construção do negócio, dificilmente ele oferece oportunidades de crescimento quando sua empresa não está em dia com o pagamento de tributos.

Muitas vezes, essas multas oneram tanto o negócio que se torna inviável mantê-lo.

As empresas e seus administradores continuam quebrando a cabeça e se desdobrando para evitar os problemas decorrentes da emissão de nota fiscal eletrônica, nem sempre com sucesso, uma vez que é uma atividade com inúmeras especificidades.

Essas especificidades tornam difícil a gestão manual, pois são muitas variáveis para serem analisadas.

Desta maneira, questões críticas como falta de validação, armazenamento e o cuidado com a integridade dos dados continuam sendo fatores que geram muita preocupação, mas que as empresas ainda falham em dar atenção.

É importante observar que entre os fatores relatados há cinco anos e que ainda hoje pesam na gestão das empresas e não possuem a devida atenção, estão:

1) Preparação das empresas para a Manifestação do Destinatário;

2) Cruzamentos entre XMLs;

3)  Escrituração fiscal;

4) Adoção do CT-e (conhecimento de transporte eletrônico);

5) Eventos da NF-e;

6) Erros de NCM nas NF-e recebidas;

7) Multas já recebidas, dentre outros problemas observados.

O levantamento indicava que aproximadamente 59,83% das empresas ainda realizavam procedimentos manuais para validação e armazenamento de suas NF-e.

E o pior, entre as empresas pesquisadas, 66,38% afirmaram que já receberam alguma NF-e inválida, cancelada ou com algum problema. Atualmente, esses números não mudaram muito.

A questão central é que a maioria desses erros não deveria ser cometido.

Atualmente, já temos tecnologia disponível para evitá-los. Diversos softwares são capazes de realizar boa tarde dessas tarefas de forma automática.

É inegável que nem tudo pode ser automatizado, pois boa parte dos sistemas existentes no mercado ainda exigem atividades manuais no seu ciclo de processo.

Entretanto, levando-se em consideração as necessidades da empresa com relação a emissão de notas fiscais podemos dizer que um bom software seria capaz de realizar tarefas como:

– Cruzamentos de dados das notas fiscais recebidas;

– Verificação de erros como CFOP não compatível com CST/CSOSN;

– CFOP não compatível com regime tributário;

–  CST/CSOSN tributados ou não;

– Outros milhares de cruzamentos que garantem a integridade das notas fiscais.

É importante nos lembrarmos que esses cruzamentos também devem ser feitos em suas notas fiscais de saída e um software desenvolvido para facilitar o dia a dia de quem emite notas fiscais deve ser capaz de realizar essas atividades.

Além disso, outro requisito que um sistema de gestão de notas fiscais também deve ter é a capacidade de realizar a consulta das notas fiscais eletrônicas emitidas para o empresário.

Vale lembrar que esta consulta deve feita diretamente no site da secretaria da fazenda para se ter a certeza que as notas fiscais foram validadas ou canceladas e se XML ou o DANFE não foram manipulados.

Desse modo, é possível identificar em tempo real todas as notas emitidas para a sua empresa e evitar que empresas “fantasmas” ou outras empresas emitam notas fiscais sem seu conhecimento, o que é um fator gravíssimo, caso ocorra.

O que fazer para evitar que as notas fiscais sejam emitidas incorretamente?

Além das observações que já citamos ao longo do artigo e que devem ser motivo de atenção da área financeira, também é importante ficar atento quanto a forma de cadastro tanto para vendas quanto de produtos.

Cadastro da empresa para vendas

Confira boas práticas que você deve realizar ao criar um cadastro de vendas.

1) É de extrema importância observar o cadastro do cliente antes de realizar vendas.

2) Padronize as informações corretamente. Para isso, inicialmente verifique o status da I.E. (Inscrição Estadual).

3) Para que a nota fiscal seja aceita, a I.E. precisa estar com status Ativa na secretaria da fazenda (SEFAZ).

4) Em casos de Isenção é explicitamente necessário destacar esta informação na hora do cadastro no sistema.

5) Pessoas físicas ou não contribuintes de ICMS também devem destacar a informação no cadastro.

Para a modalidade acima é necessário informar o Tipo Contribuinte como Consumidor Final.

Especificamente nesta modalidade, é necessário observar as regras para emissão de NF-e, a tributação dos produtos para este tipo de empresa é diferente.

O CST (código de situação tributária) ou CSOSN devem seguir a listagem especificada na normativa técnica da SEFAZ.

Exemplos de CST’s aceitos na modalidade “Não Contribuinte de ICMS“:

00, 20, 40, 41 ou 60, etc.

Qualquer outra informação será rejeitada pela SEFAZ.

Cadastro do produto

Padronizar o cadastro do produto é importante para garantir a legitimidade das informações fiscais na hora da venda.

Exemplo disso, é o cadastro de informações NCM que deve ser revisado frequentemente, tendo em vista que a SEFAZ realiza modificações na tabela a cada 6 meses.

Outro fator que requer bastante atenção é a configuração correta de impostos como ICMS’s interestaduais.

É necessário padronizar corretamente o cadastro para vendas fora do estado, verificando se a alíquota destacada do estado de Origem e do estado de Destino está correta vide tabela fornecida pela SEFAZ, com a entrada do Fundo de combate a pobreza (FCP).

Atenção também ao destaque correto de ICMS para cada estado e evite ter notas fiscais rejeitadas devido a Alíquota de ICMS Superior/Inferior ao estado de destino.

Com um software de gestão, você pode evitar surpresas desagradáveis com o fisco por não ter escriturado uma nota fiscal e deixado de pagar imposto ou mesmo por apresentar um estoque exorbitante sem as devidas entradas e saídas.

A Aliar Sistemas desenvolve sistemas com foco nas necessidades dos nossos clientes. Conhecemos seu mercado, estamos atentos a essas questões e sempre deixamos o empresário informado.

Com os sistemas da Aliar, nossos clientes passaram a ter total segurança fiscal.

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