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Prestação de contas: dicas de ouro para não errar nesta tarefa

A sua empresa já precisou em algum momento apresentar uma prestação de contas? Você sabe o que é necessário para elaborar este documento? Este não é um compromisso restrito apenas a empresas de grande porte.

Empreendedores de pequeno e médio porte também podem ser cobrados para apresentar a prestação de contas. E é muito comum surgirem diversas dúvidas na hora de colocar a mão na massa, principalmente se você é um empreendedor de primeira viagem e ainda está aprendendo sobre gestão.


Prestação de contas: entenda este conceito

De maneira geral, a prestação de contas nada mais é do que o ato de informar ou dar explicações sobre alguma situação, assumindo a responsabilidade pelo que se informa.

O conceito de prestação de contas quando aplicado à realidade financeira diz respeito à responsabilidade de uma pessoa, empresa ou entidade de apresentar relatórios relacionados a operações econômicas, mostrar balanços financeiros, da sua empresa.

É importante ressaltar aqui que a prestação de contas normalmente é uma obrigação para aqueles que lidam com dinheiro público e precisam explicar como ele foi gasto.

Além disso, administradores das sociedades limitadas privadas precisam prestar contas aos sócios das empresas, assim como as empresas do terceiro setor que têm a obrigação de apresentar ao gestor da parceria documentos que comprovem a realização financeira dos recursos recebidos.

Condomínios, associações sindicais e filantrópicas, além de toda e qualquer tipo de instituição que possua caráter coletivo como, por exemplo, cooperativas e clubes de recreação, também têm a obrigação de apresentar a prestação de contas.

Em todos esses casos descritos acima, a prestação de contas deve ser realizada de acordo com uma periodicidade anual ou mensal, seguindo as exigências de cada uma das situações. No caso das empresas do terceiro setor, ela deve também ser apresentada em até 90 dias após o encerramento da vigência.

Entenda a composição da prestação de contas

Como vimos, a prestação de contas nada mais é que um balanço financeiro da associação, instituição pública ou empresa, mas o que deve compor esse documento?

Na prestação de contas deverão constar todas as operações financeiras acontecidas em um determinado período definido. Além disso, as informações básicas que devem compor esse documento são:
● Receitas – as entradas de dinheiro, devendo ser identificadas com suas origens;
● Despesas – todos os gastos detalhadamente explicitados;
● Patrimônio líquido e bruto da empresa, associação ou entidade pública;
● Quantidade total de ativos e passivos;

É fundamental reforçar que qualquer prestação de contas deve ser realizada com base em uma documentação original com poder de comprovar os dados das despesas e receitas. Este é um ponto muito importante porque sem a documentação correta, a prestação de contas não possui nenhum valor jurídico, tornando-se apenas uma tarefa trabalhosa para você. Assim, o mais recomendado é que você tenha em mãos os documentos válidos.

Quando apresentar a prestação de contas?

Como já vimos, a apresentação da prestação de contas pode ser uma obrigação para muitos, mas em quais situações ela se fará necessária? Veja abaixo quando podem te requerer este balanço financeiro:
● O associado de um consórcio, aquela pessoa que o paga, pode solicitar à administração do mesmo uma prestação de contas;
● A administradora de cartão de crédito pode ser exigida por um titular de conta corrente a apresentar a prestação de contas referente, por exemplo, aos encargos do cartão de crédito.
● Em separações de casais realizadas judicialmente, a prestação de contas pode ser solicitada ao cônjuge que ficou com a guarda dos bens, enquanto a partilha não for decidida.

De acordo com a lei, toda e qualquer associação tem a obrigação de apresentar a prestação de contas em assembleias gerais. Desta forma, nenhum tipo de associação tem a obrigação de prestar contas quando um associado ou membro exigir.

Dicas de ouro para não errar na prestação de contas

São diversas ocasiões em que você precisará prestar conta sobre alguma operação financeira e essa obrigação pode ser exigida a diferentes tipos de pessoas, físicas ou jurídicas, mas neste tópico vou me ater à realidade das empresas, aquela em que devem ser apresentadas as prestações de conta empresarial.
Neste contexto, é indispensável que a prestação de contas seja feita da forma mais correta possível, para que erros de cálculo ou desvios não comprometam as finanças do seu negócio.

Pesquise e preveja as despesas

Uma iniciativa que pode ajudar muito na hora de fazer uma prestação de contas assertiva é a previsão de despesas. Antecipar despesas auxilia não só na hora de fazer a prestação de contas, como também na otimização dos investimentos e nas escolhas atreladas a tais gastos, garantindo muitos benefícios e economia. Um bom exemplo são os casos de viagem a negócio.

Se você realiza esse planejamento prévio em que há a previsão de despesas, será possível definir qual hotel reservar e, caso necessário, realizar a melhor compra de passagens. A partir disso, você terá a noção exata de quanto será necessário gastar a cada viagem de trabalho custeada pela empresa.

Monte uma planilha de despesas

Criar uma planilha de Excel é uma forma fácil e simples de controlar as despesas, uma vez que ao realizar a prestação de contas empresarial, grande parte das informações necessárias poderão ser encontradas neste documento.

Essa planilha será usada como um relatório de despesas que fazem parte da sua empresa como, por exemplo, água, luz, material de escritório ou até mesmo despesas esporádicas como as de viagens a negócio.

O importante para que o documento seja de compreensão rápida é que contenha as informações principais como valor da despesa e a descrição da mesma.

Suponhamos que a despesa a ser lançada na planilha seja referente à viagem de um funcionário custeada pela sua empresa. Este lançamento deverá constar as seguintes informações básicas: nome do funcionário, cargo, destino de viagem e duração, horários de chegada e saída.

Já como descrição das despesas inclua, no caso do exemplo dado acima, refeições feitas durante a viagem, tarifas de transporte e de veículos (gasolina e quilometragem), estacionamento, pedágio, assim como qualquer outra despesa que possa surgir. Preenchidas todas essas informações, não se esqueça de inserir o valor total da viagem como comprovação das informações fornecidas na planilha e anexe os recibos originais.

Para facilitar a sua vida, o Excel oferece um recurso de soma automática dos gastos lançados, basta inserir uma fórmula pronta na célula e assim que finalizar o lançamento de todas as informações, o programa calcula para você o total de despesas.

Utilize um bom software de gestão

Para facilitar e agilizar o processo de prestação de contas, um bom software de gestão é indispensável para empresas. Por possibilitar a inserção e atualização de informações em tempo real e forma online de onde estiver e a qualquer horário, garante muito mais assertividade e controle dos dados, além de ser integrado a outros setores da empresa.

No mercado, você encontrará diversas ferramentas deste segmento, mas é importante que se atente às funcionalidades oferecidas, como uma das mais completas do mercado destaca-se a Aliar Sistemas.

A Aliar é uma empresa criada para suprir as necessidades de gestão facilitada e atendimento de exigências fiscais para empresas comerciais. Ao longo dos anos, a empresa desenvolveu módulos específicos para suprir a necessidade dos seus clientes, para assim facilitar a gestão do seu negócio.

Sempre priorizando a redução de custos, excelência no atendimento e a segurança contábil e respeitando as regras administrativas e fiscais.

Conclusão

Ao longo deste artigo vimos que fazer a prestação de contas empresarial de forma adequada, organizada e planejada garante a saúde financeira da sua empresa e o controle das finanças. Algumas ferramentas podem ajudar muito na execução da tarefa, garantindo maior precisão, facilidade e economia de tempo.

É importante que você entenda completamente todos os aspectos que envolvem a prestação de contas, mas isso não quer dizer que você está apto a dispensar o suporte do contador.

Afinal, quando precisar informar dados mais detalhados e específicos como, por exemplo, patrimônio líquido, passivos e ativos, o profissional contábil tem toda a experiência necessária para lidar com essas informações e tratá-las de forma correta.

Mais do que garantir o controle financeiro do seu negócio, a prestação de contas é uma ferramenta valiosa para evitar a continuidade de erros nas finanças da empresa.

Ela impede erros que lhe acarretem prejuízos e apresenta da forma mais fiel possível a realidade financeira da empresa, facilitando assim as decisões estratégicas fundamentais para um futuro bem sucedido.

 

Aliar, o sistema de gestão perfeito para a sua empresa. 

Aliar Sistemas