Software de gestão: 11 dicas indispensáveis para não errar na escolha do programa

Introdução

Empresas que querem crescer de forma organizada e planejada, reduzindo erros e prejuízos já entenderam que o melhor caminho a seguir é investir em um sistema de gestão.

No entanto, com tantas ferramentas disponíveis no mercado se torna um grande desafio fazer a escolha da solução que melhor atenderá o negócio.

Se você também compartilha dessa indecisão, continue a leitura deste artigo! Ao longo do texto vou esclarecer dúvidas sobre o assunto e ainda dar dicas infalíveis para você não errar na escolha do software de gestão. Confira!

11 Dicas para não errar na escolha do software de gestão


1-  Pesquise e compare as opções disponíveis no mercado

O que não falta no mercado são opções de fornecedores oferecendo programas para os mais diversos portes e áreas de atuação de empresas.

Atento a isso, é imprescindível que você reserve um tempo para comparar as soluções existentes no mercado, iniciando com a tecnologia utilizada, como local ou on-line, tipo de linguagem, funciona em celulares ou desktop.

Faça uma pesquisa detalhada comparando os benefícios e os poréns de cada uma das opções, pois só assim conseguirá escolher a solução que melhor se adapta à sua realidade.

Pensar no que realmente faz diferença em termos de funcionalidade faz toda a diferença no resultado. Sejá pragmático.

Ao começar a sua busca por um software de gestão, perceberá que existe uma infinidade de opções: softwares com base de dados on-line ou local, empresas renomadas e com amplo know-how, empresas que oferecem programas personalizados e específicos para a sua área de atuação, além de muitos outros quesitos que você não poderá desconsiderar na hora de tomar a sua decisão.

2 – Facilidade de implementação

Convenhamos, ao buscar um software de gestão você deseja encontrar uma solução que vai facilitar a sua rotina e por fim às dores de cabeça, certo?

Sendo assim, um programa extremamente burocrático e que possui inúmeras dificuldades para ser implementado já não faz sentido, não é mesmo?!

Por isso, dê preferência a um software que não exija intermináveis etapas de configurações técnicas e que se adeque ao perfil da sua equipe. Tenha em mente que quanto mais simples, mais facilmente a ferramenta será gerenciada.

Existem 2 pontos fundamentais relacionados à implantação de um software de gestão que você deve se preocupar, antes de fechar um contrato:

  • 1º – tempo de implantação: quanto tempo será necessário para que o programa esteja pronto para ser usado? Além disso, quanto desse esforço será de responsabilidade do fornecedor e quanto ficará sob supervisão da sua empresa?
  • 2º – forma de implantação: a implantação do software será feita de forma presencial ou remota? Este é um ponto importante, pois pode afetar diretamente o seu bolso, uma vez que está relacionado aos custos totais do projeto.


3 – Recursos

Muitos softwares de gestão oferecem uma lista a perder de vistas de recursos, mas que provavelmente muitas serão inúteis para você.

Assim, ao fazer a sua pesquisa sobre as soluções disponíveis no mercado, concentre-se naquelas que se encaixam ao escopo do seu negócio. Isso evitará que você pague por mais do que você precisa.

Se você não tem certeza de quais soluções um software de gestão deve ter para atender o seu negócio de forma eficiente, o ideal é que você busque ajuda profissional.

De modo geral, tenha em mente que a natureza do negócio influencia diretamente na escolha da plataforma. E quanto mais recursos sua empresa demandar, maiores serão seus custos.  Em contrapartida, uma solução muito restrita pode não oferecer algumas funcionalidades essenciais para sua empresa.


4 – Capacitação da equipe

Este é mais um ponto importante que deve estar no seu radar. O fornecedor do software de gestão oferece treinamento? Em quanto tempo a sua equipe estará apta a usar a ferramenta? Esse treinamento está previsto no contrato? Tem custo extra? O custo é por funcionário ou é um valor único? Existem programas de reciclagem ou atualização, de acordo com as mudanças da ferramenta?

Não deixe essa questão passar despercebida, pois se sua equipe não souber manusear o software, seu negócio estará sujeito a prejuízos e grandes erros.

Certifique-se antes se a empresa oferece esse serviço, o treinamento é um investimento essencial para garantir a qualidade do trabalho com a nova ferramenta.


5 – Preocupação com segurança

Acredite, um dos bens mais valiosos da sua empresa são seus dados e informações, por isso a preocupação de mantê-los em segurança deve ser prioridade.

Já imaginou o estrago que seria se seus concorrentes tivessem acesso a todas as informações estratégicas da sua empresa?  Então, na hora de optar por um software verifique qual a forma de armazenagem de dados ele oferece.

Como isso será feito? Na nuvem ou local? Entenda que se a solução escolhida trabalhar com armazenagem na nuvem, provavelmente o seu investimento será menor, mas será necessário avaliar quais as vantagens e segurança oferecidas.

No caso de armazenagem local, o investimento será um pouco maior, já que será necessário um hardware e profissionais capacitados para fazer a configuração e manutenção dos equipamentos.

Qual a melhor opção? Avalie o custo-benefício de cada uma das opções e opte por aquela que melhor se adaptar à realidade da sua empresa.


6 – Possibilidade de personalização

Cada tipo de negócio possui necessidades específicas e o software de gestão que você escolher deve ter a capacidade de se adequar às particularidades da empresa para melhor atendê-la.

Só assim, a gestão do negócio será facilitada e os resultados propostos pela ferramenta serão eficazes, possibilitando retornos como redução de custos, segurança contábil, organização das finanças e crescimento planejado.


7 – Suporte eficaz

Como é feito o suporte em caso de dúvidas e problemas? Além disso, em quanto tempo um chamado é resolvido? Esse suporte é cobrado ou gratuito?

Você deve verificar se todas as questões estão esclarecidas no plano de venda do software para que depois você não seja surpreendido pela falta de suporte no momento em que mais precisar.

Junto com o fornecimento do suporte, você pode conferir se a empresa oferece algum tipo de consultoria que auxilia no aperfeiçoamento da gestão do seu negócio.

Assim como materiais complementares que têm o objetivo de educar e atualizar os clientes sobre os temas relacionados ao sistema de gestão – esses dois últimos são diferenciais bônus, que podem contar ponto na hora de tomar a sua decisão.


8 – Integração

Para otimizar a gestão e facilitar a análise de dados, um sistema de gestão que se integra a outros softwares utilizado na empresa com certeza é um ponto positivo.

Nem todos os softwares de gestão são compatíveis a outras plataformas ou oferecem essa possibilidade, por isso se a sua intenção é ter uma ferramenta que possua essa funcionalidade, coloque este item no início da sua lista de recursos a serem analisados nas soluções encontradas no mercado.

A integração permite que a empresa tenha maior flexibilidade e adaptabilidade, além de reduzir custos operacionais, aumentar a eficiência e eliminar burocracias do gerenciamento de diversos softwares.


9 – Análise do investimento

Ao avaliar o investimento que será feito em uma ferramenta de gestão não se atenha apenas ao valor que será pago inicialmente.

Você deve mapear fatores que irão influenciar no investimento, como custos dos seguintes tipos:

  • Custo de aquisição
  • Custo de manutenção
  • Custo de implantação
  • Custo de treinamento
  • Custo de suporte

Além disso, o tempo de implantação também irá interferir na questão, uma vez que quanto mais longo for esse processo, mais demorado será o retorno sobre o investimento e levará mais tempo para que perceba os ganhos proposto pela ferramenta.


10 – Verifique as formas de pagamento

Adquirir um software de gestão precisa ser um investimento viável para sua empresa, por isso avalie e negocie junto ao fornecedor as formas de pagamento.

Existem diferentes políticas de cobrança para esse tipo de serviço. Muitas empresas do setor, cobram uma mensalidade referente à manutenção da atualização do software, enquanto outras trabalham com a cobrança por consultoria ou suporte prestado.

Caberá a você identificar a proposta mais interessante financeiramente para sua empresa.


11 – Monitoramento e avaliação

O seu trabalho de pesquisa não estará finalizado ao adquirir um software de gestão. Após instalado e em uso, o programa deve ser observado de perto.

É fundamental que os benefícios agregados ao seu negócio sejam registrados, pois só assim você conseguirá mensurar se, de fato, o investimento feito na ferramenta valeu a pena. Além de conseguir identificar erros e possíveis melhorias.

Bônus: Documente todos os processos da sua empresa

Antes de adquirir um sistema de gestão é essencial que você tenha todos os processos da sua empresa organizados e mapeados. Pois só diante desta visão ampla do negócio você conseguirá escolher uma solução que melhor se adeque a ele.

E atenção: não menospreze essa importante etapa, pois esse é um erro extremamente comum entre as empresas, que por falta de planejamento e organização acabam escolhendo a ferramenta errada que não proporcionará os benefícios esperados.


Conclusão

Agora você sabe alguns quesitos obrigatórios que você deve observar ao escolher um software de gestão.

Essas são dicas muito relevantes que com certeza não deixarão que você se frustre com uma ferramenta e faça uma escolha mais consciente.

Antes de fechar negócio, sugiro que você avalie cautelosamente os termos de rescisão ou cancelamento previstos no contrato e verifique se existem cláusulas que falam de fidelidade ou que determinem prazo mínimo de permanência.

Além disso, você pode testar efetivamente a solução antes de se decidir. Muitas empresas como a Aliar Sistemas e o Gerente Azul por exemplo, oferecem uma demonstração gratuita da ferramenta, para que você verifique no seu dia a dia se ela atenderá às suas necessidades.

A Aliar é um software de gestão inteligente que oferece informações estratégicas de forma fácil e ágil, permitindo decisões que farão diferença no seu negócio e eliminando os riscos fiscais da empresa. Além disso, trabalha com um atendimento personalizado e sistema de segurança inovador.

Agora que chegou ao fim do artigo, você se sente mais preparado para escolher um software de gestão para sua empresa, não é mesmo? Então, não espere mais! Comece já as suas pesquisas e garanta ao seu negócio todas as vantagens que só um bom software de gestão pode oferecer.

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